Век стремительных изменений требует от организаций новых подходов к коммуникации, особенно в условиях постоянной трансформации рабочего пространства. К 2025 году эффективность взаимодействия между бизнесом, руководителями и сотрудниками станет основой успешного функционирования компаний. В конце концов, именно открытость, сотрудничество и прозрачность в общении формируют основу для создания продуктивной рабочей среды. В этой статье мы рассмотрим ключевые практики, которые уже сегодня можно считать необходимыми для устойчивого развития организаций:
- Стендап-встречи
- Встречи один на один
- Обратная связь по случаю
- Неформальные завтраки или обеды с топ-менеджерами
- Стратегическая прозрачность
- Мозговые штурмы и мастермайнды
- Использование технологий
- Установление четких каналов коммуникации и протоколов
Рассмотрим подробнее каждую из практик.
Стендап-встречи
Стендап-встречи из методологии Scrum становятся важной практикой для быстрых ежедневных обновлений команды и усиления сплоченности между членами команды. Чтобы они не стали просто формальностью, важно учесть ряд аспектов:
- всегда есть цель встречи и ограничение по времени
- общение на простом, понятном всем языке
- фокус на поддержку, а не критику: что достигнуто, что запланировано, какие есть препятствия и какая нужно поддержка
- каждый должен высказаться и быть понятым
Встречи один на один
Регулярные индивидуальные встречи между руководителями и сотрудниками еще один «must have» для задач эффективного управления, поддержания доверия и вовлеченности сотрудников. Такие встречи могут носить как регулярный, так и спонтанный характер по ситуации.
Среди тем для встреч 1-на-1 выделяют:
- Сверка по рабочей нагрузки
- Статус по работе с клиентами
- Постановка целей на следующий квартал
- План роста сотрудника
- Беседа о карьерном развитии
- Оценка продуктивности (aka Performance Review)
- Коучинг для поддержки в трудных ситуациях и мотивации
- Разрешение конфликтов, сомнений и опасений
- Неформальный обед/завтрак
Обратная связь по случаю
Еще одна практика, которая может осуществляться как публично, так и индивидуально, лично или через технические средства в формальных и неформальных каналах. Обратная связь становится источником постоянного улучшения отношений, процессов и результатов.
Она также может быть двухсторонней, когда сотрудники могут давать обратную связь руководителям анонимно или открыто. Например, есть такие подходы:
- система «желтых карточек», когда сотрудник публично выставляет такую своему руководителю, если недоволен его поведением. Убрать ее может только сам сотрудник, поэтому менеджеру остается только скорректировать поведение
- сообщения от информаторов, доверенных лиц из подразделений, который передают информацию о ситуациях и проблемах, не фигурирующих в официальных отчетах от руководителей подразделений
- анонимные рассылки, где можно принять участие в разговоре с другими подписчиками, оставаясь инкогнито
Неформальные завтраки или обеды с топ-менеджерами
Эти неформальные взаимодействия помогают сократить разрыв между руководством и сотрудниками и могут проводиться для следующих целей:
- Создание открытого диалога в непринужденной атмосфере для повышения вовлеченности сотрудников
- Обмен видением компании и сбор идей по ее развитию
- Предоставление возможности всем сотрудникам взаимодействовать с высшим руководством
- Укрепление доверия и построение более теплых отношений между руководством и сотрудниками
- Нетворкинг, обмен контактами, опытом и знаниями для развития сотрудников и компании
Со слов моих клиентов в таких компаниях как BMW и Mercedes можно пригласить на обед любого менеджера компании, просто направив ему запрос через письмо, и он обязан согласиться согласно культуре компании.
Жалобный завтрак в Альфа-банке
В Альфа-банке более 10 лет существует практика ежемесячных неформальных завтраков руководителей с сотрудниками. Ключевые аспекты этой традиции:
- Участие открыто для всех сотрудников, независимо от должности
- На встречу приходит 10-15 сотрудников
- Цель — получение непосредственной честной обратной связи и информирование о целях компании
- Обсуждаются различные темы, включая карьерный рост и рабочие проблемы, нет запрещенных тем или вопросов
Формат встречи свободный и способствует открытому диалогу и решению конкретных вопросов.
Эксперты отмечают важность подобных мероприятий для здоровья компании, но предупреждают о сложности формирования культуры обратной связи. Для успешного проведения таких встреч рекомендуется позитивный подход, активное вовлечение участников и демонстрация готовности к дальнейшему диалогу.
Стратегическая прозрачность
Эта практика направлена обеспечение ясности в отношении направления развития компании и поддержания вовлеченности. Она реализуется в таких аспектах, как:
1. Упрощение сложных решений с помощью творческого подхода и визуализации (FAQ, диаграммы, временные шкалы и др.)
2. Честное и своевременное оповещение в кризисных ситуациях
3. Контекстуальное повествование: создание структурированных историй и нарративов, объясняющих решения компании в контексте ее целей и их влияния на сотрудников
4. Регулярность информирования: поддержание постоянного ритма бизнес-обновлений через различные каналы коммуникации
5. Живые сессии вопросов и ответов: проведение регулярных онлайн-встреч и использование видеоконференций для прямого общения руководства с сотрудниками
6. Проведение стратегических сессий с привлечением сотрудников: организация регулярных встреч для совместной разработки значимых решений о будущем организации с участием руководителей и ключевых сотрудников
Стратегические сессии позволяют:
- Оценить текущее состояние бизнеса и общее направление развития бизнеса силами команды, включая ключевых руководителей и специалистов
- Обсудить с командой внешние вызовы и их влияние на бизнес
- Выработать единые решения о будущем компании
- Вовлечь команду в реализацию разработанной стратегии, минимизируя сопротивление предстоящим изменениям
- Повысить прозрачность бизнес-процессов и улучшить коммуникацию между руководством и сотрудниками
Чтобы стратегические сессии приносили максимальную пользу, важно избегать распространенных ошибок. Подробнее об этом читайте в статье «Стратегические сессии: 10 системных ошибок, которые убивают эффективность».
Стратегия «bottom-up»
Один из наиболее ярких примеров эффективного построения прозрачной стратегии с максимальным вовлечением — это использование подхода снизу-вверх согласно методологии OKR (Цели и Ключевые Результаты). В рамках этого подхода ежеквартальная сессия по постановке целей начинается с формулировки целей и ключевых результатов каждым отделом. Затем проводится общая сессия, на которой представители всех уровней организации — от рядовых сотрудников до топ-менеджеров — обсуждают и согласовывают цели. Этот процесс обеспечивает согласование целей на всех уровнях с общей стратегией компании и повышает вовлеченность сотрудников в достижение стратегических задач.
Мозговые штурмы и мастермайнды
Мозговые штурмы и мастермайнды являются эффективными инструментами для решения сложных задач и генерации новых идей. Мозговые штурмы предполагают коллективное обсуждение и обмен идеями для поиска инновационных решений. Это помогает командам расширить кругозор, сократить время на поиск решений и оптимизировать бизнес-процессы.
Мастермайнды представляют собой групповой формат взаимодействия, где участники делятся опытом и поддерживают друг друга в достижении целей. Эти встречи могут быть посвящены различным темам, от бизнес-развития до личных проблем, таких как переход в новую профессию или баланс между работой и личной жизнью. Участники получают доступ к новым идеям, обмениваются ресурсами и получают постоянную поддержку, что ускоряет их рост и помогает избежать ошибок.
Участие в мастермайндах и мозговых штурмах укрепляет командный дух и способствует развитию творческого мышления. Это помогает сотрудникам лучше понимать сильные стороны друг друга и создает благоприятную среду для обмена опытом и совместного решения проблем. Такие практики особенно ценны в гибридной рабочей среде, где они помогают преодолеть разрыв между удаленными и офисными сотрудниками.
Использование технологий
Для повышения эффективности коммуникаций организации используют:
- Корпоративные социальные сети для улучшения внутренней коммуникации и сотрудничества
- Облачных решений для обеспечения доступа к данным из любой точки и гибридных облаков для совместной работы и ускорения разработки
- Использование чат-ботов для автоматизации ответов на часто задаваемые вопросы
- Использование видеоконференций и онлайн-подключений к встречам для повышения вовлеченности и прозрачности
- Системы управления проектами с деловыми социальными платформами (ДСП) для отслеживания прогресса и сроков выполнения, назначения задач
- Внедрение систем видеоконференций для проведения совещаний в режиме реального времени
- Внутренние платформы для обучения и развития сотрудников
- Использование VR и AR технологий для иммерсивного обучения
Использование технологий помогает создать единую коммуникационную экосистему, где все сотрудники, независимо от их местоположения, могут эффективно взаимодействовать и сотрудничать. Это особенно важно в контексте гибридной работы, где необходимо обеспечить равные возможности для участия в рабочих процессах как для офисных, так и для удаленных сотрудников.
Установление четких каналов коммуникации и протоколов
Эта практика включает в себя несколько важных аспектов:
1. Дифференциация каналов коммуникации
Создание четко определенных каналов для разных типов коммуникации. Так, видеозвонки фиксируются для сложных обсуждений, требующих детального разбора и визуального контакта. Мгновенные сообщения — для быстрых обновлений и оперативных вопросов. А электронная почта — для формальной коммуникации и документации важных решений.
2. Установление ожиданий по времени ответа
Организация определяет для всех стандарты реагирования на различные типы сообщений (например, ответ на мгновенные сообщения в течение часа, на электронные письма — в течение рабочего дня), и вводит правила по учету разницы во времени для удаленных сотрудников.
3. Обеспечение безопасности через внедрение систем безопасного доступа для защиты корпоративных данных при удаленной работе сотрудников.
Заключение
Реализация представленных практик позволит руководителям создать атмосферу доверия и открытости, где каждый сотрудник будет чувствовать свою значимость и вовлеченность. Применение технологий и установление четких протоколов коммуникации создают основу для плодотворного сотрудничества, делая взаимодействие более прозрачным и эффективным.
В условиях динамичного рынка способность к адаптации и эффективный обмен информацией становятся важнейшими факторами успеха. Для более глубокого понимания важности организационной коммуникации, рекомендуем ознакомиться с исследованием, представленным в работе Вима Эльвинга «The Role of Communication in Organizational Change». Успех вашей компании в будущем будет зависеть от того, насколько эффективно вы сможете наладить диалог и передачу информации внутри вашей организации.
Автор статьи — Марина Некрестьянова, бизнес-психолог, коуч лидеров и команд с международной квалификацией PCC ICF, эксперт Академии Бизнес-Психологии.
При использовании информации из статьи ссылка на источник обязательна.
